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Task Mining: Prozesse systemübergreifend verstehen und automatisieren

Von Mittelstand bis in den DAX – das Thema „Automatisierung“ gewinnt momentan signifikant an Bedeutung. Der Ansatz Robotic Process Automation (RPA) hat es bereits heute geschafft, sich im Alltag zahlreicher Unternehmen zu etablieren und wird in Zukunft noch wichtiger werden. Darüber hinaus werden kontinuierlich weitere Konzepte entwickelt, die auf eine intelligente und datenbasierte Automatisierung abzielen und damit den reinen „Klickroboter“ schon wieder ablösen möchten.

Trotz zahlreicher Unterschiede haben alle Lösungen im Automatisierungsumfeld eine Sache gemeinsam: sie erfordern ein weitreichendes Verständnis über die Prozesse in einem Unternehmen sowie über die zugrundeliegenden Aktivitäten.

Quantitative vs. qualitative Prozessaufnahme – warum wir oft zu subjektiv sind

Zum Aufbau dieses Verständnisses existiert ein Blumenstrauß an Konzepten und Methoden, die sich grob in qualitative und quantitative Ansätze kategorisieren lassen. Erstere werden am häufigsten eingesetzt und basieren meist auf direkten Beobachtungen oder Befragungen von Prozessbeteiligten. Dies Vorgehen zeichnet nicht nur ein eher subjektives Bild eines Prozesses, sondern ist häufig zeitaufwendig, fehleranfällig und kann in der langen Frist zu signifikanten Mehrkosten aufgrund von Fehlentscheidungen führen.

Quantitative Ansätze hingegen sind datengetrieben. Sie fügen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen, erkennen zusammengehörigen Aktivitäten und führen eine detaillierte Analyse zur Ableitung belastbarer Informationen und Entscheidungsparameter durch. Trotz der objektiven Vorteilhaftigkeit quantitativer Methoden, kommen Sie nur selten zum Einsatz. Doch warum ist das so? Weil Unternehmen die notwendigen Daten häufig nicht zur Verfügung haben oder nur unter hohem zeitlichem und finanziellem Aufwand beschaffen können.

Trotz der objektiven Vorteilhaftigkeit quantitativer Methoden, kommen Sie nur selten zum Einsatz. Doch warum ist das so? Weil Unternehmen die notwendigen Daten häufig nicht zur Verfügung haben oder nur unter hohem zeitlichem und finanziellem Aufwand beschaffen können.

Übergreifende Systemaktivitäten ganzheitlich aufnehmen

So basieren die zum Einsatz kommenden Algorithmen auf sog. Ereignisprotokollen, die sich verlässlich jedoch nur aus ERP-Systemen extrahieren lassen. Die im ERP-System durchgeführten Aufgaben sind jedoch gerade nicht die optimalen Kandidaten für eine Automatisierung via RPA, sondern werden häufig über systeminterne Workflows adressiert. Vielmehr von Interesse sind Aktivitäten die vor dem Übergang ins ERP-System (z.B. das Bearbeiten von Excel-Dokumenten) oder im Anschluss daran (z.B. das Versenden von Emails) ausgeführt werden, für die jedoch keine Ausführungsdaten aufgezeichnet werden.

Wie der Business Process Logger auch Ihr Unternehmen unterstützen kann

Um dieses Problem zu lösen und quantitative Methoden für alle Unternehmen nutzbar zu machen, haben wir den Business Process Logger entwickelt.

Das Tool zeichnet alle Schritte, beteiligten System und übertragene Daten auf, fügt Sie zu einem großen Ereignisprotokoll zusammen und schafft damit die Grundlage für quantitative Prozessanalysen. Zur Beachtung relevanter Datenschutzaspekte lässt sich das Tool frei konfigurieren und ermöglicht die eine Entscheidung darüber, welche Systeme, Daten oder Webseiten Teil der Aufzeichnung werden sollen und welche nicht.

Mit dem Business Process Logger reicht bereits ein zweiwöchiger Aufzeichnungszeitraum, um ein klares Bild über Ihre Prozesse zu erhalten. Durch die optionale Verknüpfung mit den Ausführungsdaten aus Ihrem ERP-System lassen sich noch genauere Aussagen über das Verhalten und die Automatisierbarkeit Ihrer Prozesse ableiten.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann vereinbaren Sie ein kostenloses Erstberatungsgespräch und sehen Sie, wie der Business Process Logger Ihnen Zeit spart, die Kosten und Risiken der Automatisierung senkt und Ihnen ein klares und detailliertes Bild über Ihre Prozesse verschaffen kann.

Dr. Marcus Fischer

Dr. Marcus Fischer ist ein Experte für Prozessautomatisierung und -digitalisierung. Mit seinen Kompetenzen in den Bereichen Prozessmanagement und Geschäftsmodellen ist er Ihr idealer Ansprechpartner für die digitale Transformation. Jetzt per E-Mail kontaktieren

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