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Hybrides Prozessmanagement

Die digitale Transformation ist in vollem Gange

Mit der sich schnell nähernden digitalen Transformation nimmt die Bedeutung der Prozessorientierung enorm zu. Obwohl immer mehr Unternehmen mit der digitalen Transformation beginnen, liefern entsprechende Initiativen häufig nicht den erwarteten Nutzen, da sie nicht fokussiert sind und ihre kulturellen, verhaltensbedingten und organisatorischen Auswirkungen unterschätzen.

Potentiale erkennen und umsetzen mit hybridem Geschäftsprozessmanagement

Um die vielversprechendsten Optimierungspotenziale identifizieren und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen analysieren zu können, ist ein umfassendes Verständnis der Abläufe und Informationsflüsse Ihres Unternehmens erforderlich. Um dies zu erreichen, bietet Business Process Management (BPM – deutsch: Geschäftsprozessmanagement) eine Reihe von Methoden, Techniken und Systemen zur Identifizierung, Entdeckung und Optimierung der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens.

Während BPM Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu rationalisieren und ihre Produkt- und Servicequalität zu steigern, folgen traditionelle Ansätze häufig einem starren Top-Down-Design und haben keine ausreichenden Möglichkeiten, das implizite Wissen zwischen den offiziellen Strukturen Ihres Unternehmens aufzudecken. Infolgedessen bleiben die Prozessmodelle ungenau und offenbaren nicht vollständig die Abhängigkeiten und Anforderungen Ihres Unternehmens.

Da die digitale Transformation Ihre Organisation auf technologischer, kultureller und Verhaltensebene beeinflusst, sind neue Ansätze für BPM notwendig, die das Wissen und die Meinungen Ihrer Mitarbeiter vollständig berücksichtigen. Basierend auf den Prinzipien sozialer Interaktionen, Netzwerke und Plattformen integriert das hybride Prozessmanagement Prozesse und Zuständigkeiten auf Zuständigkeitsebene, d.h. in den entsprechenden Fachabteilungen und organisiert diese in einer übergeordneten Instanz. Wir definieren diese Instanz, welche auch als Stabstelle oder zentrale Abteilung organisiert sein kann, als BPM Competence Center.

Ein entsprechendes BPM Competence Center zeichnet sich durch die folgenden Eigenschaften aus:

  • Es wird in zentraler Instanz von einigen wenigen hochqualifizierten Experten betrieben. Diese stellen die Infrastruktur, das Methodenwissen und die Governance-Mechanismen bereit.
  • Die zentrale Initiative ist sensibilisierendes Element zur Förderung der Prozessorientierung im Unternehmen und tritt lediglich regulierend auf – autoritäre Führungsstile sind hier Fehl am Platz.
  • Um das Competence Center zu betreiben, muss mindestens ein Vertreter des Top-Managements bzw. des Vorstands dessen Aktivitäten proaktiv vorantreiben. Es ist zwar keine proaktive Mitwirkung nötig, dennoch ist es essentiell, dass Vision und Mission des Unternehmens mit den zielen des BPM abgestimmt sind.
  • Schließlich übernimmt die zentrale Initiative wichtige Aufgaben im Bereich des Change-Managements. Von Prozessverbesserungen betroffene Mitarbeiter müssen stets in den Veränderungsprozess einbezogen werden, während offene Kommunikationen und Feedbackschleifen Widerstand und Missgunst von Beginn an vermeiden bzw. reduzieren.
  • In einer idealen Organisation kann jeder Mitarbeiter stets ohne größere Aufwände und Barrieren das  für seinen Tätigkeitsbereich notwendige Wissen abrufen. In der Praxis sind es jedoch weiterhin einzelne Mitarbeiter, die erfolgskritisches Wissen in Ihren Erfahrungswerten bündeln. Diese Wissen gilt es systematisch und koordiniert zu extrahieren und in einem globalen Wissensmanagement-System festzuhalten.

Hybrides Prozessmanagement ist der ideale Ausgangspunkt für die digitale Transformation

In Gesprächen mit mehr als 40 Unternehmen haben wir festgestellt, dass hybride Vorgehensmodelle der ideale Ausgangspunkt für das Geschäftsprozessmanagement sind, um einer ständig ansteigenden Nachfrage an lokalen Prozessverbesserungen zu begegnen.

Dies ist jedoch nur möglich, wenn das zentrale BPM Competence Center auf einer soliden Struktur aufbaut. In jahrelanger Forschung haben wir ein exklusives Vorgehensmodell für das hybride Prozessmanagement entwickelt, das klare Regelungen für dessen Organisation, IT und Methodenkompetenz, sowie dem Change Management vorgibt. Die nachstehende Grafik skizziert die elf Erfolgsfaktoren des hybriden Prozessmanagements in ihren jeweiligen Dimensionen.

Use Case: Begegnung des stetig steigenden Wettbewerbsdrucks in der Telekommunikationsbranche durch hybrides Prozessmanagement

Um die digitale Transformation durch die Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur voranzutreiben, müssen Telekommunikationsunternehmen hohe Investitionen tätigen, um dem ständig wachsenden Datenbedarf gerecht zu werden. Um die Rentabilität zu gewährleisten, setzen diese Unternehmen auf angemessene Preisstrategien und wachsende Marktanteile in allen Kundensegmenten. Gleichzeitig nimmt der Wettbewerb zu, da die Zahl der Low-Budget-Carrier steigt. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Telekommunikationsunternehmen qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten, die die Kundenzufriedenheit und -differenzierung erleichtern. Dazu gehören die Bereitstellung konsistenter Informationen über alle Kommunikationskanäle, kurze Lieferzeiten und ein hohes Serviceniveau.

Da große Carrier häufig komplexe Strukturen aufweisen, die von dynamischen Marktbedingungen beeinflusst werden, können traditionelle BPM-Ansätze mit dem Anpassungs- und Optimierungsbedarf kaum Schritt halten. Daher setzen sie auf neue Konzepte, um den Marktanforderungen gerecht zu werden. Mit hybridem Prozessmanagement können Telekommunikationsunternehmen sprichwörtlich ihr gesamtes Unternehmen mobilisieren, um ihre Geschäftsleistung kontinuierlich zu verbessern. Denn basierend auf einer zentralen Kommunikationsplattform werden traditionelle BPM-Aktivitäten zentral überwacht und koordiniert, während ihre Ausführung an den Ort der Prozessausführung verlagert wird. Indem das zentrale BPM Competence Center sowohl ein Kommunikationsmedium als auch -methoden zur Verfügung stellt, können aktuelle organisatorische Herausforderungen gemeinsam identifiziert und gelöst werden. So wird nicht nur die interne Kommunikation erleichtern, sondern auch das implizite Prozesswissen Ihrer Mitarbeiter offengelegt, Prozessschnittstellen optimiert und die Umsetzung von Optimierungs- sowie Automatisierungspotentialen gefördert.

So zumindest in der Theorie. Wenn Sie die Wirksamkeit in der Praxis miterleben wollen, stehen Ihnen unsere Experten bei digital& mit Rat und Tat beiseite.

Autor: Dr. Florian Imgrund

Florian Imgrund ist unser Experte für digitale Arbeitsweisen und agiles Prozessmanagement. Mit seinem fundierten Know-How in den Bereichen der Datenverarbeitung sowie Front- und Back-End-Entwicklungen ist er zudem Ihr idealer Ansprechpartner für Ihre ganz spezifischen Entwicklungsanforderungen.

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