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RPA-Projekte erfolgreich gestalten

Laut einer aktuellen Studie von Gartner bilden Lösungen für Robotic Process Automation (RPA) den am schnellsten wachsenden Markt für Unternehmenssoftware weltweit. Im Kern steht RPA für  die vollständige oder teilweise Automatisierung von Geschäftsprozessen auf der Basis von Softwarerobotern. Wann RPA idealerweise zum Einsatz kommt und auf welche Kriterien Sie bei der Prozessauswahl achten sollten, haben wir bereits in unserem vorangegangenen Beitrag ausgeführt. Während diese Kriterien auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen und IT-affine Mitarbeiter vorhandene Potenziale in zahlreichen Prozessen erkennen, zeigen Studien und Erfahrungsbereiche, dass viele RPA-Projekte noch immer scheitern.

Warum scheitern RPA-Projekte häufig?

Zunächst ist das Scheitern eines Projekts im IT-Umfeld meist auf individuelle Problemstellungen und Hemmnisfaktoren in den jeweiligen Unternehmen zurückzuführen. Dennoch beobachten wir bei der Umsetzung von RPA-Projekten häufig einen oder mehrere der im folgenden aufgeführten Faktor(en), die den Erfolg von RPA-Projekten maßgeblich beeinflussen.

Keine Geduld und überhöhte Erwartungen. Unternehmen entscheiden sich oft aufgrund der „Einfachheit“ und der kurzen Implementierungsdauer für den den Einsatz von RPA. Gleichzeitig erwarten die Entscheider sofortige positive Effekte, ohne die notwendige Geduld bei Komplikationen, wie z.B. Konfigurationsschwierigkeiten oder dem Ausfall eines Software-Roboters, mitzubringen.

Fokus auf Kosteneinsparung und zu strikte Budgetierung des Projekts. Ein essentieller Vorteil der RPA-Technologie ist die Kommunikation der Roboter über die graphische Benutzeroberfläche der jeweiligen Anwenderprogramme. Da aus diesem Grund keine Schnittstellen programmiert oder vorhandene IT-Systeme angepasst werden müssen, wird das benötigte Projektbudget häufig zu restriktiv kalkuliert. Zwar ist die Implementierung eines Roboters im Gegensatz zur Anpassung einer vorhandenen IT-Infrastruktur tatsächlich mit geringerem Aufwand verbunden, dennoch erfordert der Einsatz eines Software-Roboters in einem produktiven Umfeld umfangreiche konzeptionelle und strategische Planungsaktivitäten.

Mangelnde Entscheidungsfähigkeit durch geringe Erfahrung. RPA ist zweifelsfrei ein relevanter, aber auch junger Markt. In Unternehmen aller Größen und Branchen beobachten wir folglich eher geringe Erfahrungswerte mit RPA – selbst wenn bereits erste Software-Roboter implementiert und produktiv betrieben werden. Zwar wird hier zumeist Erfahrung aufgebaut und ein reges „Learning by Doing“ betrieben – dennoch kann es in diesem Status noch zu unrealistischen Erwartungshaltungen gegenüber RPA, sowie Fehleinschätzungen in der Implementierung eines RPA-Projekts kommen. Neben eher seltenen Erfolgsgeschichten ist mangelnde Erfahrung ein häufig zu beobachtender Grund für das Scheitern eines RPA-Projekts.

Der Software-Roboter ist kein Mensch. Obwohl ein fehlerfrei implementierter Software-Roboter sorgfältig und effizient die ihm übertragenen Aufgaben erledigt, werden hierbei lediglich vordefinierte Regeln und Aufgaben abgearbeitet. Eine intelligente Reaktion auf Abweichungen vom Regelprozess, die vorher – im wahrsten Sinne des Worte – kein Mensch – berücksichtigt hat, scheitert der Roboter bislang (noch) kläglich.

Wie kann der Erfolg eines RPA-Projekts sichergestellt werden?

Das Scheitern von RPA-Projekten ist demnach zumeist auf die mangelnde Aufklärung, Erfahrung, aber auch Erwartungshaltung der Projektbeteiligten zurückzuführen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen im Folgenden einige wichtige projektspezifischen Aspekte aufgelistet, die Sie bei der Implementierung eines RPA-Projekts unbedingt beachten sollten.

  1. Die Evaluation alternativer Automatisierungsmöglichkeiten. RPA ist nicht der Weisheit letzter Schluss und auch nicht der heilige Gral der Prozessautomatisierung. Evaluieren Sie deshalb, ob sich RPA für die Automatisierung Ihrer Prozesse ideal eignet, oder Sie Ihre Anforderungen beispielsweise auch mit einem bereits vorhandenen Business-Process-Management-System oder auf Basis von Rapid Process Reengineering abdecken können.
  2. Beziehen Sie die Leitung Ihres Untenehmens frühzeitig ein, um die Bedeutung und Wichtigkeit des Projekts vor Ihrer Belegschaft zu unterstreichen und das Projektteam mit der nötigen Durchsetzungskraft zu unterstützen.
  3. Stellen Sie sicher, dass die Ziele Ihres RPA-Projekts zur Strategie Ihres Unternehmens passen.
  4. Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder des zu automatisierenden (Teil-) Prozesses frühzeitig ein, um sowohl mögliche Barrieren und Bedenken abzubauen, als auch bisher nicht betrachtetes Prozesswissen aufzudecken.
  5. Seien Sie nicht voreilig in der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse. Nicht jeder Prozess mit einem hohen Volumen, hohem Standardisierungsgrad und geringer Fehleranfälligkeit ist ideal für den Einsatz von RPA geeignet.
  6. Beziehen Sie quantitative Methoden wie Process Mining in Ihren Entscheidungsprozess mit ein, um subjektive Fehleinschätzungen bei der Prozessauswahl zu vermeiden.
  7. Wählen Sie einen RPA-Anbieter aus, der zu Ihren Anforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten passt. Hier lohnt es sich durchaus detaillierte Vergleiche anzustellen, da sich sowohl die Qualität der Software, als auch Gebührenmodelle und die Zukunftsfähigkeit der Anbieter häufig beachtlich unterscheiden.
  8. Führen Sie ein Proof of Concept (PoC) durch, um die Machbarkeit des Vorhabens sicherzustellen. Gleichzeitig können Sie so auch den Nutzen bei von der Automatisierung betroffenen Stakeholdern des Prozesses verdeutlichen und unterstreichen.
  9. Planen Sie den Aufbau eines Kompetenzcenters, sofern die Prozessautomatisierung kein „One-Hit-Wonder“ bleiben soll. Hier stellen Sie die zentrale Steuerung aller RPA-Projekte sicher.
  10. Denken Sie stets daran, vorhandene Lösungen skalierbar zu halten, um Synergien und Skaleneffekte auszunutzen. In diesem Kontext können Sie beispielsweise über den Aufbau zentraler RPA-Bibliotheken nachdenken.

Das digital&-Framework zur Implementierung von RPA-Projekten

Auf Basis zahlreicher Projekte sowie weitreichender Erfahrungen in der Prozessautomatisierung und -optimierungen haben wir das nachfolgend ein Framework für Sie zusammengestellt, das Ihnen als Orientierungshilfe zur erfolgreichen Umsetzung von RPA-Projekten dienen soll.

Wir empfehlen jedoch ausdrücklich, die Implementierung von Software-Robotern angemessen zu planen, um unklare Ziele, unterschiedliche Erwartungshaltungen oder ein mangelndes Anforderungsmanagement von Beginn an zu vermeiden.

Im Framework machen wir zudem kenntlich, in welchen Teilschritten es aus unserer Sicht jederzeit sinnvoll ist, einen RPA-Berater hinzuzuziehen. Gerne verdeutlichen wir Ihnen unsere Einschätzung in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Kommen Sie auf uns zu!

RPA-Framework von digital&

Wir freuen uns, auch Sie bei Ihrem RPA-Projekt unterstützen zu können. Mit unseren Tools und Methoden helfen wir Ihnen dabei Ihre Prozesse zielgerichtet zu analysieren und holen gemeinsam das Beste aus Ihrem Vorhaben heraus. Gleichzeitig analysieren wir Ihre Ablauforganisation, identifizieren Automatisierungskandidaten und helfen Ihnen bei der Optimierung Ihres Business Case. Gerne betreuen wir Sie auch bei der Auswahl geeigneter Softwareanbieter, der Implementierung der Roboter und dem Aufbau eines Kompetenzcenters für RPA, sodass Sie Automatisierungsprojekte in Zukunft selbstständig skalieren können.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular oder direkt per E-Mail an info@digital-and.de!

Foto: Adobe Stock

Autor: Dr. Florian Imgrund

Florian Imgrund ist unser Experte für digitale Arbeitsweisen und agiles Prozessmanagement. Mit seinem fundierten Know-How in den Bereichen der Datenverarbeitung sowie Front- und Back-End-Entwicklungen ist er zudem Ihr idealer Ansprechpartner für Ihre ganz spezifischen Entwicklungsanforderungen.

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Dr. Florian Imgrund

Florian Imgrund ist unser Experte für digitale Arbeitsweisen und agiles Prozessmanagement. Mit seinem fundierten Know-How in den Bereichen der Datenverarbeitung sowie Front- und Back-End-Entwicklungen ist er zudem Ihr idealer Ansprechpartner für Ihre ganz spezifischen Entwicklungsanforderungen. Jetzt per E-Mail kontaktieren

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